Auch Büroarbeit gehört zum Job eines Fotografen

Auch der begabteste Fotograf kann sich nicht um die Büroarbeit drücken. Gewissenhaftes Arbeiten in seinem Fachgebiet ist eine Seite der Medaille – gewissenhaftes Arbeiten im Bereich Buchführung und Absicherung die Andere. Bürokratische Aufgaben dürfen aber auf keinen Fall in den Hintergrund geraten, um Probleme im laufenden Geschäftsbetrieb zu vermeiden. Meine Erfahrung ist, dass ihr euch auf diese Aufgaben einstellen müsst:

Diese Versicherungen sind sinnvoll

Es ist ein leidiges Thema, ob privat oder geschäftlich. Versicherungen kosten Geld und sichern für etwas ab, das vielleicht nie eintritt. Dennoch gibt es einige sehr sinnvolle Versicherungen, über die man als gewerblicher Fotograf nachdenken sollte.

Eine wichtige Basis ist mit der Mitgliedschaft in der Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft  BG ETEM) bereits abgedeckt. Sie springt bei Unfällen während der Arbeit, jedoch auch beim Weg zum Auftrag ein und ist ein sinnvoller Grundpfeiler im Fundament angemessener Absicherung.  Auch die Krankenversicherung wurde im vorangegangenen Teil dieser Serie als absolute Grundbedingung bereits aufgeführt. Sie kann im Übrigen in Sachen Krankentagegeld/Krankengeld gegen einen Zusatzbeitrag erweitert werden und schützt somit vor Verdienstausfall bei Krankheit. Die Konditionen sind nicht einheitlich, für genaue Informationen wendet euch an eure Krankenkasse.

Vorsorge ist wichtig, daher macht auch die Rentenversicherung durchaus Sinn. Wer sich, wie in Teil 3 dieser Serie beschrieben, von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreien konnte, sollte dennoch unbedingt privat vorsorgen. Es gibt verschiedenste Maßnahmen – von klassischen Formen bis hin zu Fondssparplänen. Hier sollte man sich bei einem Finanzexperten beraten lassen. Doch was macht zusätzlich Sinn?

Betriebshaftpflicht

Während die Unfallversicherung zwar euch schützt, deckt sie keine Schäden beim Kunden ab – egal ob materiell oder menschlich. Dies sollte man immer im Hinterkopf behalten, da das Risiko je nach Schwerpunkt eurer Tätigkeit, nicht zu unterschätzen ist. Beschädigt ihr beispielsweise das Luxusauto eures Kunden im Autohaus oder verletzt sich ein Kind durch ein umfallendes Stativ während des Shootings, ist es erleichternd, entsprechende Rückendeckung zu haben. Der Klassiker hierfür ist die betriebliche Haftpflichtversicherung, die man sicherlich auch aus dem privaten Alltag kennt. Sinnvoll ist eine Betriebshaftpflicht also durchaus, jedoch ist sie um ein vielfaches teurer als die private Haftpflichtversicherung. Die 250-300€ Jahresbeitrag sind im Schadensfalls aber sinnvoll angelegt.

Equipment versichern

Wir Fotografen tragen zum Teil Material im Wert von zigtausend Euro auf unserm Rücken herum. Unser Arbeitsgerät wird zwar mit Vorsicht behandelt, ist den Risiken im harten Arbeitseinsatz aber dennoch fast ungeschützt ausgesetzt. Schnell passiert euch ein Malheur, für das ihr viel Lehrgeld zahlen müsst.

Beim hektischen Objektivwechsel in der Kirche ist es rasch passiert – und die Reparatur eines teuren Teleobjektivs, das auf harten Fließenboden fällt, kann schnell vierstellig kosten. Diverse große Versicherer bieten Elektro/Kleingeräteversicherungen an, die Fotoequipment mit einschließen. Es gibt jedoch zusätzlich spezialisierte Foto-Versicherungen, die sich rein um das Equipment von Hobby- und Berufsfotografen kümmern. Hier lohnt es sich zu vergleichen, denn je nach Versicherungsart (Pauschalsumme oder Einzelartikel) und Selbstbeteiligungsstufen, sind die Versicherungen sehr unterschiedlich. Der Aufwand lohnt sich aber, denn spätestens bei dem ersten teuren Schadensfalls denkt man sich erfahrungsgemäß „hätte ich doch nur…“.

Rechnungen schreiben

Abgesehen von der Auswahl geeigneter Versicherungen, ist auch im Geschäftsbetrieb Sorgfalt gefragt. Vordrucke und Infos dazu, was eine formell korrekte Rechnung im Deutschen Steuerrecht enthalten muss, finden sich zwar zu Hauf im Netz – jedoch sollte man auch hier gleich etwas weiter denken. Viele Neueinsteiger schreiben ihre Rechnungen einzeln in Word und ähnlichen Programmen. Das funktioniert zwar tadellos, bietet aber keine angeschlossene Verwaltungsfunktion. Ich empfehle euch direkt von Beginn an, ein Rechnungstool zu nutzen, das euch zum einen formell korrekte Rechnungen, Angebote und Co. erstellen lässt, diese aber gleichzeitig auch verwaltet. Somit habt ihr immer sofort im Blick, welche Rechnungen ausstehend sind oder ob Zahlungen überfällig sind. Zusätzlich bieten viele Rechnungstools direkt eine Kundendatenbank, die sich bei Bedarf schnell und einfach durchsuchen lässt. Ein Beispiel für ein solches Programm ist Billomat, das verschiedene monatliche Abos passend für jeden Anwender anbietet. Die Kosten hierfür halten sich in Grenzen und sind daher auch für Neueinsteiger durchaus erschwinglich.

Buchhaltung + Steuerberater

Das Thema Buchhaltung und Steuern löst bei vielen Menschen sofort Panik aus. Die ist bei den hiesigen Steuergesetzen zwar verständlich, allerdings verbirgt sich dahinter keine unlösbare Aufgabe. Vorweg: Auch wenn man anfänglich mit viel Eigenaufwand noch um professionelle Unterstützung herumkommt, empfiehlt sich trotz zusätzlicher Kosten die Betreuung durch einen Steuerberater.

Wer zu Beginn von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, kann sich zumindest eine monatliche Betreuung sparen. Wenn ihr gewissenhaft jede Rechnung sofort dokumentiert und abheftet, sowie all eure Ausgaben sorgfältig erfasst, habt ihr bereits eine sehr gute Basis an Vorarbeit geleistet, die euch hohe Steuerberaterkosten ersparen.

Als Kleinunternehmer müsst ihr keine Umsatzsteuer ausweisen/abführen und zur Gewinnermittlung lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgeben. Einfach erklärt bedeutet das, dass ihr eure Einnahmen mit den Ausgaben gegenrechnet und somit euren Gewinn ermittelt, den ihr am Jahresende versteuern müsst. Ob ihr den Jahresabschluss (umgangssprachlich die oft verhasste „Steuererklärung“) dann ebenfalls selbst in die Hand nehmt oder einen Steuerberater damit beauftragt, entscheidet ihr. Wer sich schon einmal mit Software wie WISO Steuer o.ä. durch den Jahresabschluss gekämpft hat, wird allerdings zum Steuerberater tendieren, der auch nötige Zusätze wie die Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung (wenn nötig) übernimmt.

Generell gilt: Je mehr Vorarbeit ihr leistet, desto günstiger wird es. Gebt ihr jedes Blatt direkt am Monatsende  zum Steuerberater habt ihr zwar keine Arbeit, zahlt jedoch den Preis dafür. Wer selbst seine Posten dokumentiert und somit die EÜR perfekt vorbereitet, darf mit geringeren Kosten rechnen.

Seid ihr umsatzsteuerpflichtig, müsst ihr auf euren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und regelmäßig an das Finanzamt abführen. Je nach Einstufung eures lokalen Finanzamtes ist dies monatlich oder quartalsweise zu erledigen und muss in Form einer Umsatzsteuer-Voranmeldung pünktlich digital angezeigt werden. Dies erhöht den Arbeitsaufwand natürlich merkbar und wird daher meist von Steuerberatern übernommen. Wer sich trotz Umsatzsteuerpflicht Kosten sparen möchte, kann auch die Umsatzsteuervoranmeldung selbst in die Hand nehmen – diverse Programme dafür gibt es auf dem Software-Markt. Beachtet dabei aber, dass ihr euch an die jeweiligen Fristen des Finanzamts halten müsst und immer entsprechend finanzielle Reserven zurückhalten müsst, damit die Umsatzsteuer des letzten Monats oder Quartals eingezogen werden kann – sonst drohen Strafzahlungen oder Verzugsgebühren.

Ordnung ist das halbe Leben. Dieses Sprichwort gilt für euer Gewerbe noch mehr, als für den privaten Alltag. Obwohl Büroarbeit eine lästige Pflicht darstellt, vermeidet eine ordentliche Basis viele unnötige Probleme. Die Überwindung ist anfangs zwar groß, wird euch aber mit wachsender Erfahrung immer reibungsloser von der Hand gehen. Reißt euch am Riemen – es lohnt sich!

Titelbild: kenteegardin via CC BY 2.0 (Änderungen wurden vorgenommen) ;Experte: © Thomas Bauer Fotografie